Dans le cadre d'une stratégie globale de gestion des contacts, les clients doivent envisager d'archiver les contacts qui ne sont plus pertinents. Cela permet de contrôler le nombre total de contacts et de maintenir la base de données à jour.

De plus, les clients Nexl ont généralement une limite contractuelle au nombre de contacts qui sont enrichis automatiquement. Dans cet article, nous verrons comment archiver les contacts individuellement et en masse.

Les contacts peuvent être archivés par des utilisateurs individuels au cas par cas, simplement en allant dans l'enregistrement d'un contact, en cliquant sur le menu débordant (trois points), et en sélectionnant « Archiver ». Le contact sera alors supprimé de la liste des contacts personnels et de la liste des contacts de l'entreprise.

Notez que les contacts archivés ne sont pas « supprimés » ; les utilisateurs administratifs peuvent toujours voir et désarchiver ou restaurer les contacts archivés dans le Nettoyeur de données (situé sous le bouton Admin, ou via ce lien).

Lorsqu'un grand nombre de contacts doivent être archivés, deux options s'offrent à vous. Vous pouvez le faire soit à partir de Tous les contacts (par les utilisateurs ayant le rôle de gestionnaire ou d'administrateur), soit à partir du Nettoyeur de données (uniquement disponible pour les utilisateurs administrateurs), où vous pouvez archiver en masse les contacts non engagés.

Dans les deux cas, il est probable que les utilisateurs voudront classer la liste des contacts par « Dernière interaction croissante » ; cela montrera les contacts avec lesquels vous n'avez pas dialogué depuis longtemps et qui sont probablement ceux que vous voulez archiver.

Il est également recommandé d'augmenter le nombre de contacts par page de 25 à 100 ; cela accélérera considérablement le processus d'archivage !

Les utilisateurs administratifs peuvent également archiver des contacts à partir du Data Cleaner. Dans le sous-menu ARCHIVAGE, sélectionnez « Non engagé », classez la liste par Dernière interaction croissante, sélectionnez tous les contacts pertinents et archivez-les.

Voici le flux de travail pour archiver les contacts sur le Data Cleaner.