Bonjour et bienvenue dans notre cours spécial pour les utilisateurs Admin.

Nexl est unique par son approche « sans saisie de données » du CRM. Nous voulons que nos clients passent le moins de temps possible sur la gestion et le nettoyage manuels des données, afin qu'ils puissent consacrer leur temps à des tâches et des activités à plus forte valeur ajoutée.

Comme vous le savez maintenant, Nexl capture automatiquement vos contacts et vos entreprises, puis les enrichit avec des données provenant de fournisseurs de données externes.

Parfois, Nexl ne trouvera pas tous les points de données pertinents, ou capturera des contacts et des entreprises que vous ne souhaitez pas avoir sur la plateforme.

Plutôt que de passer en revue tous vos contacts et entreprises un par un, Nexl a créé une solution de Data Cleaning qui peut vous aider à maintenir vos données en forme de la manière la plus efficace et la plus pratique possible.

Regardons de plus près notre nettoyeur de données !

Les utilisateurs Admin peuvent trouver le nettoyeur de données dans le menu Admin en haut de l'application.

La première chose à noter est que le nettoyeur de données peut vous aider à nettoyer à la fois vos listes de contacts et de sociétés. Vous pouvez basculer entre les deux sections à l'aide des boutons situés dans le coin supérieur droit de l'écran.

Commençons par les contacts !

Dans le Nettoyeur de données de contact, vous remarquerez trois onglets en haut de votre liste de contacts. Vous pouvez gérer les contacts identifiés comme « incomplets », tous les contacts qui semblent avoir été rejetés et tous les contacts qui ont été archivés par vos utilisateurs.

Dans la première liste des « Contacts incomplets », Nexl vous montrera tous les contacts auxquels il manque certaines informations essentielles. Il affichera tous les contacts du système pour lesquels il manque un nom, un titre de poste ou une localisation. Ce sont les attributs clés qui vous permettent de segmenter vos listes de contacts, il est donc recommandé d'avoir ces informations aussi complètes que possible.

Cela dit, nous sommes conscients que tous les contacts n'ont pas la même importance et que vous n'avez peut-être pas envie ou besoin de compléter tous vos contacts. Notre nettoyeur de données vous aide à vous concentrer sur les contacts les plus importants ou les plus récents. En utilisant le champ déroulant, vous pouvez classer la liste de différentes manières, par date de création, par nombre d'interactions et par dernière interaction.

Pour chacune de ces options, vous pouvez les classer par ordre croissant ou décroissant. C'est-à-dire du plus petit au plus grand, ou du plus récent au plus ancien, ou vice versa.

Grâce à ces options, plutôt que de parcourir toute la liste, vous pouvez vous concentrer sur les contacts avec lesquels vous vous engagez le plus, ou sur ceux avec lesquels vous vous êtes engagé le plus récemment.

Voyons maintenant comment vous pouvez nettoyer vos contacts incomplets. Il est facile de mettre à jour vos contacts dans cette liste. Vous n'avez pas besoin d'ouvrir l'enregistrement du contact individuel, mais vous pouvez directement modifier le contact en utilisant le lien « Modifier ». Un formulaire contextuel s'ouvre alors, dans lequel vous pouvez saisir ou corriger les données et les enregistrer directement.

Vous pouvez également supprimer des enregistrements de cette liste.

Vous noterez qu'en remplissant les champs de données essentiels mentionnés plus haut, à savoir le nom, la fonction et le lieu, le contact disparaîtra de la liste.

Prenons un exemple. Supposons que nous voulions nettoyer les contacts appartenant à une société appelée Lexington Consultants.

Dans notre liste, nous voyons tous les contacts incomplets de la société. Nous pouvons voir que le nom et la localisation du premier contact, Stephen, sont dûment complétés. Mais lorsque nous modifions le contact, nous constatons que l'intitulé du poste est manquant. Si nous ajoutons le titre du poste et sauvegardons le formulaire, le nettoyeur de données de Nexl supprimera l'entreprise de la liste.

De la même manière, nous pouvons nettoyer l'enregistrement de Tony, où il manque à la fois le nom, l'intitulé du poste et la localisation. Facile !

Dans les deux autres onglets du nettoyeur de données de contact, vous pouvez afficher tous les contacts rejetés et tous les contacts archivés.

Dans la liste des contacts rejetés, vous verrez tous les contacts pour lesquels nexl a détecté un problème par le biais de son intégration avec votre Outlook. Dans vos listes de contacts normales, vous verrez l'adresse e-mail de ces contacts en rouge.

Sur la fiche du contact lui-même, vous verrez une notification indiquant que l'adresse e-mail de ce contact a récemment rebondi.

Si c'est le cas, votre Data Cleaner fera apparaître tous ces contacts dans la section Bounced. Il est fortement recommandé de parcourir cette liste de temps en temps pour mettre à jour les contacts qui n'ont plus d'adresse e-mail valide.

Dans la liste des contacts archivés du nettoyeur de données de contact, vous verrez tous les contacts qui ont été archivés. N'oubliez pas que vous pouvez archiver un contact à partir de la fiche du contact. Vous pouvez toujours restaurer un contact archivé en l'ajoutant à nouveau manuellement, à l'aide du lien rapide situé dans le coin supérieur droit de votre écran.

Passons maintenant à la section Entreprise du Data Cleaner, qui fonctionne à peu près de la même manière que la section Contacts.

Trois sections s'affichent : un onglet pour les entreprises incomplètes, un pour les entreprises non attribuées et un pour les entreprises archivées.

Dans le premier onglet, le nettoyeur de données affiche une liste de toutes les entreprises pour lesquelles il manque un lieu, un pays ou un secteur d'activité. Là encore, ces deux points de données seront cruciaux lors de la segmentation de votre liste d'entreprises.

Comme dans le Nettoyeur de données de contact, vous pouvez rapidement mettre à jour ces valeurs manquantes à l'aide du lien Modifier. Une fois qu'un pays et un secteur d'activité ont été attribués à une entreprise, celle-ci est supprimée de la liste du Nettoyeur de données.

Là encore, vous pouvez utiliser le champ déroulant pour réorganiser votre liste en fonction du nombre d'interactions, de la dernière interaction ou de la date de création.

Les gestionnaires de données voudront attaquer la liste en l'ordonnant sur la base du nombre total d'interactions, ce qui leur permettra de nettoyer d'abord les entreprises les plus fréquemment vues sur la plateforme.

Le deuxième onglet affiche toutes les entreprises auxquelles aucun type de société n'a été attribué. Ce champ est également crucial car il explique le type de relation entre la société et votre entreprise.

L'attribution d'un type de société spécifique est très rapide et, une fois le type de société ajouté, Nexl supprimera cette société de cette section du nettoyeur de données.

Veuillez noter que vous pouvez également mettre à jour le type de société en vrac à partir de la liste de toutes les sociétés. Cela peut être utile pour assigner un grand nombre d'entreprises du système à un type d'entreprise spécifique en une seule fois. Il vous suffit de sélectionner les entreprises concernées à l'aide des cases à cocher et de cliquer sur Mettre à jour le type d'entreprise. Notez que cette opération ne peut être effectuée que pour un maximum de 100 entreprises à la fois.

Voilà pour notre nettoyeur de données ! Nous espérons que vous avez trouvé cela utile et que vous pouvez mettre en place des processus qui vous aideront à garder vos données en bonne santé !

Avant de passer à la session suivante, permettez-moi de vous donner quelques recommandations finales concernant notre nettoyeur de données.

Tout d'abord, sachez que si cette tâche n'est pas officiellement confiée à quelqu'un, il y a peu de chances qu'elle soit accomplie. Identifiez une personne au sein de l'entreprise qui a un don pour la gestion des données et qui peut s'approprier cette fonctionnalité. Si vous n'avez pas de ressources à l'interne, communiquez avec votre personne-ressource du service à la clientèle de Nexl, et nous vous aiderons à trouver une solution.

Deuxièmement, il est important de déterminer à quel point vous souhaitez que vos données soient propres. Le système parfait n'existe pas, et le fait que tous vos contacts et entreprises soient complets et à jour n'est pas un objectif très utile en soi. Essayez de définir des lignes directrices ou des limites qui fixent les attentes et qui correspondent aux ressources que vous pouvez consacrer à la gestion des données.

Vous pourriez par exemple décider de maintenir à jour tous vos contacts ayant plus de 100 interactions. En classant vos entreprises et vos contacts en fonction de la date de création, vous pouvez également mettre en place un processus qui vous permet d'examiner et de mettre à jour tous les contacts nouvellement créés au cours de la semaine écoulée, par exemple.

Enfin, quelle que soit la personne responsable de la gestion de vos données, essayez d'en faire un processus cohérent et à long terme. Commencez modestement, mais mettez en place un processus récurrent qui, au fil du temps, améliorera considérablement la qualité de vos données.

Avec ces recommandations, nous concluons notre session sur le nettoyeur de données. Rendez-vous à la prochaine !