Nexl offre aux utilisateurs un outil formidable pour mieux gérer leurs opportunités : le Suivi des Opportunités. Les avocats et les responsables du développement commercial peuvent utiliser l'outil de suivi des opportunités pour mieux maîtriser les flux de travail liés aux opportunités.
Pourquoi la gestion des opportunités est-elle importante ?
Le fait de disposer d'une base de données centralisée pour les opportunités présente de nombreux avantages et permet aux cabinets d'avocats de rester au courant des différentes étapes de leur pipeline de vente.
Elle crée un espace partagé facilement accessible où les utilisateurs administratifs (équipe BD et direction) peuvent consulter toutes les opportunités et voir rapidement ce qui est dans le pipeline et à quel stade se trouve une opportunité spécifique.
Le suivi des opportunités quantifie le volume de travail dans le pipeline, ce qui permet aux cabinets d'avocats de savoir à quoi s'attendre et de prendre les mesures qui s'imposent.
Il offre aux équipes de BD des données concrètes sur le volume d'affaires généré par les différentes opportunités.
Le suivi des opportunités crée des données structurées qui génèrent des informations et une meilleure compréhension des raisons pour lesquelles certaines opportunités sont perdues ou gagnées. Nexl calcule automatiquement les ratios de gain et de perte de toutes les opportunités suivies.
Où puis-je créer une opportunité ?
Il y a trois endroits où vous pouvez créer une nouvelle opportunité.
Dans le menu supérieur de Nexl, vous verrez un bouton dédié à l'ajout d'opportunités.
Vous pouvez également ajouter des opportunités directement à partir d'un enregistrement de société spécifique, comme le montre l'image ci-dessous.
Enfin, vous pouvez également créer de nouvelles opportunités à partir de la section Suivi des opportunités, accessible via le menu supérieur.
Comment créer une opportunité ?
Le formulaire contextuel qui s'affiche lors de l'ajout d'une opportunité vous demande de compléter les informations suivantes (voir la capture d'écran ci-dessus) :
Société associée
Statut
Contacts clés
Brève description
Tags
Honoraires associés (Nexl ne prend en charge qu'une seule devise, généralement le dollar américain ou votre devise locale)
Propriétaire interne et avocat(s) supplémentaire(s)
Source de référence
Une fois que vous aurez créé votre opportunité, elle sera ajoutée à la section Suivi des opportunités de Nexl. Les utilisateurs individuels pourront voir leurs propres opportunités dans la vue Mes contacts, sous « Opportunités ».
Une fois (et seulement après) qu'une opportunité est créée, vous pouvez ajouter un document ou un lien vers le document (généralement le document de la proposition lui-même). Il suffit d'aller dans l'opportunité et de cliquer sur « DOCUMENTS » dans le panneau supérieur, comme indiqué sur l'image, et d'ajouter des documents à partir de là.
Comment gérer les opportunités ?
Dans le module de suivi des opportunités de Nexl, les utilisateurs administratifs peuvent gérer toutes les opportunités qui ont été ajoutées au système.
Les opportunités sont placées dans différents groupes en fonction de l'étape dans laquelle l'opportunité se trouve actuellement.
En fonction du champ Statut, nous pouvons distinguer les étapes suivantes d'une opportunité :
Opportunité : il s'agit de l'étape initiale au cours de laquelle une opportunité est identifiée et créée dans le système. Cette étape peut être utilisée pour les clients ou les prospects pour lesquels il existe une opportunité claire et concrète d'obtenir de nouvelles affaires. Elle peut être déclenchée par une conversation, un événement particulier ou un aperçu du client.
Demande : à ce stade, le client a exprimé un intérêt clair et a demandé une proposition, qui comprendra généralement déjà un prix.
Proposition envoyée : à ce stade, le cabinet a envoyé une proposition et attend une réponse. Il est fortement recommandé d'inclure des rappels ou des tâches, de manière à ce qu'il soit rappelé au client d'effectuer un suivi ou de prendre des mesures spécifiques.
En attente : à ce stade, l'issue de l'opportunité n'est pas claire et elle est mise en attente.
Gagné : pour les opportunités qui ont abouti à un nouveau travail.
Perdues : pour les opportunités qui ont été perdues.
En cliquant sur le numéro de chaque catégorie, vous pouvez filtrer la liste des opportunités en fonction de leur statut.
Lorsque vous ouvrez une liste d'opportunités (chaque ligne correspond à une opportunité), vous pouvez voir divers aspects des opportunités (les colonnes du tableau), tels que
ID unique
Nom de la société, logo et URL du site web
Toutes les balises ajoutées lors de la création de l'opportunité.
Propriétaire (la personne responsable de cette opportunité au sein de votre entreprise)
Honoraires proposés
Statut
Infographie de la mission pour l'entreprise associée à l'opportunité
Toute tâche ou réunion à venir
Dernière interaction avec l'entreprise
Enfin, à l'extrême droite, vous pourrez modifier ou supprimer l'opportunité.
Vous pouvez consulter les détails de chaque opportunité en cliquant n'importe où dans la ligne, ce qui ouvre une fenêtre qui combine les informations actuelles de l'opportunité, ainsi qu'une vue de la chronologie de l'entreprise associée, où vous pouvez consulter les activités, notes et tâches récentes (ou en ajouter).